Na twee jaar afwezigheid is de DDMA Email Marketing Automation Summit (EMAS) sinds 2022 weer terug van weggeweest. De DDMA Commissie E-mail, de initiatiefnemer van het congres, is alweer druk bezig met de voorbereidingen voor de volgende editie. Maar wat komt er eigenlijk allemaal kijken bij het organiseren van zo’n groot evenement? Hoe pakken we het dit jaar aan? Wij leggen het je in dit artikel haarfijn uit.

De drijvende kracht achter de EMAS is de DDMA Commissie E-mail, een groep gepassioneerde vakexperts met een hart voor e-mail marketing automation. Onder leiding en begeleiding van voorzitter Alida van Kempen (Bikkelhart) en DDMA, branchevereniging voor data en marketing, streeft de Commissie er ieder jaar naar het e-mailvakgebied naar een hoger plan te tillen, vanuit verschillende werkgroepen en kennisactiviteiten, waaronder de EMAS.

Een goede evaluatie is essentieel

Vanzelfsprekend vindt er ieder jaar een kick-off plaats. Maar… de eerste voorbereidingen beginnen eigenlijk al eerder. Na elke editie wordt er namelijk uitgebreid geëvalueerd. De commissie streeft ieder jaar naar een betere editie dan de vorige en daarom is het altijd goed om terug te kijken om te ontdekken waar er ruimte is voor verbetering. Zo behandelen we ieder jaar de reacties op de bezoekersenquête; wat vonden ze van het programma, de locatie en de catering? Wat vonden sponsoren van het evenement? Hoe vonden we het zelf gaan?

Met de evaluatie achter de rug en na een break van 2 maanden stonden alle commissieleden met hernieuwde energie in de startblokken voor de kick-off in september. Voorafgaand aan de kick-off hebben voorzitter Alida van Kempen (Bikkelhart) en commissielid Noortje Berrevoet (RapidSugar) aan de hand van de evaluatie in grote lijnen voorbereid waar de EMAS 2023 aan moet voldoen. Daarna hebben we bepaald wie van de EMAS-werkgroep verantwoordelijk is voor welk onderdeel van het evenement. Zo zijn we gekomen tot de volgende subgroepen:

3. Programma en sprekers
   Deze subgroep bepaalt de onderwerpen en thema’s die op de EMAS aan bod komen. Maar dat gaat verder dan je denkt; de EMAS is een event voor iedereen op het gebied van e-mail marketing automation. En dat is een internationaal vakgebied waarin mensen met verschillende achtergronden en niveaus actief zijn. In de samenstelling van het programma houdt de subgroep hier dan ook rekening mee, zodat iedere bezoeker aan het einde van de dag met waardevolle kennis naar huis gaat.We zijn op dit moment druk bezig met de samenstelling van het programma. Heb jij een interessante case met betrekking tot een of meer van de bovenstaande thema’s? Stuur dan een mailtje naar liekewesselius@ddma.nl en wie weet staat jouw organisatie binnenkort op het podium.
4. Sponsoring
   De subgroep Sponsoring is samen met DDMA’s relatiemanager verantwoordelijk voor het binnenhalen van voldoende sponsoring. De EMAS leunt naast financiële ondersteuning via ticketverkoop namelijk voor een groot deel ook op sponsoren. De subgroep denkt mee over welke organisaties hier geschikt voor zijn. Daarnaast denken ze ook mee over de inhoud van de sponsorpakketten. Zo zorgen ze ervoor dat sponsoren zoveel mogelijk uit het evenement kunnen halen. Als dat duidelijk is benaderen de subgroep en de relatiemanager van DDMA de potentiële sponsoren.Interesse om de EMAS 2023 te sponsoren? Neem contact met ons op via sponsoring@ddma.nl
5. De EMAS Awards
   De EMAS Awards zijn ieder jaar een groot onderdeel van het programma en verdienen daarom een aparte subgroep – zeker omdat de Awards sinds de afgelopen editie in een nieuw jasje zijn gestoken met nieuwe categorieën en een nieuwe jury. Overigens met succes en veel positieve reacties! Uiteraard is er nog wel ruimte voor verbetering. De subgroep heeft de evaluatie net achter de rug en is op dit moment druk bezig om verbeterpunten door te voeren voor de volgende editie.Nog extra het benoemen waard: de Battle of the Agencies. Ieder jaar strijden de beste e-mailmarketingbureaus van Nederland met elkaar om de titel om wie de beste campagne maakt voor vooraf bepaalde opdrachtgever. Vorig jaar was dat Air Miles. De subgroep is nu hard op zoek naar een nieuwe opdrachtgever die hiervoor openstaat.
6. Communicatie
   De subgroep Communicatie bestaat uit een aantal commissieleden en DDMA’s communicatiespecialist. Aan de hand van input van de subgroep werkt DDMA van begin tot eind een communicatieplan uit – vanaf de eerste aankondiging van het congres, tot aan de allerlaatste terugblik-post op de social kanalen. Een belangrijk onderdeel van de EMAS-communicatie zijn de interviews met sprekers. Om de EMAS-doelgroep alvast een voorproefje te geven van wat er gaat komen interviewt de subgroep een aantal sprekers die op het programma staan en publiceert de uitgewerkte artikelen op de website en vakmedia als Marketingfacts en Emerce.

De spin in het web

We kunnen wel stellen dat er veel aan te pas komt bij het organiseren van de EMAS. Qua inhoud, sponsoring en communicatie is het congres met de bovenstaande subgroepen goed gedekt. Maar.. hoe zit het met de praktische kant achter het congres. Wie verbindt de subgroepen met elkaar? Wie is de spil binnen de algehele organisatie?

Het antwoord is simpel: Merel de Koning, eventmanager bij DDMA. Al vanaf de eerste editie (in 2012) is zij de drijvende kracht achter de EMAS. Zij vertaalt de inhoud, sponsoring en communicatie vanuit de subgroepen tot een wervelende dag vol kennis en inspiratie.

Over de EMAS 2023

De voorbereidingen voor de EMAS 2023 zijn dus in volle gang. Ticketverkoop gaat in januari van start en het event vindt traditiegetrouw vlak voor de zomer plaats. Houd onze kanalen in de gaten voor de officiële aankondiging.

Heb je ideeën voor sprekers of heb je interesse het event te sponsoren? Neem dan gerust contact op.